Hai appena iniziato la tua attività di Event planner? Ecco qualche consiglio.



Hai appena iniziato la tua attività come Wedding e Event planner? 
Ecco, qualche utile consiglio.

Alcuni anni fa (circa 14) quando ho deciso di mettermi in proprio per organizzare eventi e matrimoni, pensavo (sbagliando) che sin dall’inizio avrei dovuto offrire un menu completo di servizi. Ecco, col senno di poi, mi rendo conto che poteva essere devastante.

Ci sono tonnellate di attività di logistica e dettagli che rientrano nella pianificazione completa dei servizi per matrimoni ed eventi. Queste attività richiedono tantissimo tempo e soprattutto tantissima esperienza. Diciamo che a me è andata piuttosto bene perché avevo alle spalle anni di esperienza nei grandi eventi. Per i neofiti, ovviamente, questo non è possibile.

Dopo vari anni di lavoro nel settore dei matrimoni e degli eventi, mi sento di darti alcuni consigli fondamentali perché la tua attività possa crescere bene.

·         All’inizio, comincia ad offrire dei servizi limitati (esempio: coordinamento della giornata del matrimonio)
.
·         Se sei fortunata, incontrerai dei professionisti del settore da cui potrai imparare qualche segreto del mestiere (molti altri li imparerai con la pratica e l’esperienza).

·         Impara a creare una time line (fondamentale per una perfetta organizzazione della giornata dell’evento
·         Una volta che ti sentirai a tuo agio con i servizi basici, potrai cominciare ad offrire sempre un maggior numero di servizi fino a quando arriverai alla organizzazione completa di un matrimonio o di un evento.

·         Ma ricordati che il matrimonio è un evento importantissimo e non può essere organizzato in maniera superficiale e tantomeno, i tuoi sposi dovranno farti cavia perché tu possa fare esperienza “sulla loro pelle”.

Mi preme sottolineare che purtroppo il background di esperienze che ti renderanno preparato, qualificato e soprattutto “sul pezzo”, non te lo spiegheranno ai corsi di 3 o 4 giorni (che proliferano come conigli…)

Un corso (se fatto bene… e ancora devo trovarne uno…) può spiegarti la teoria e se il coach è bravo ed onesto, anche qualche dritta per muoverti meglio e improvvisare meno.

Diventare bravi nell’organizzazione degli Eventi e dei matrimoni richiede anni di lavoro, tanta pazienza e un’ottima reputazione.


In culo alla balena J

Il primo incontro con il cliente: il brief (parte 1)



Chi mi conosce, sa che organizzare eventi (e matrimoni)  è la mia passione. Lavoro in questo settore da circa 15 anni e nonostante lo stress e gli orari proibitivi, resta la mia grande passione e, soprattutto, il motivo per cui mi alzo ogni mattina di ottimo umore (ehm…quasi tutte le mattine...)

Mi arrivano, molto spesso, email di aspiranti e non, event & wedding planner che mi chiedono come impostare il primo incontro con il cliente, sia aziendale o privato.

In questo articolo, ho cercato di riassumere gli aspetti fondamentale (e soprattutto le domande) utili ad identificare e sviluppare il concept del progetto. Poco importa che si tratti di evento aziendale o matrimonio; alla fine dell’incontro dobbiamo tornare in ufficio con gli  elementi fondamentali che potranno caratterizzare la definizione del piano di lavoro.

I principali punti che dovranno essere definiti durante il primo incontro con il cliente sono:
  • ·         chi sostiene economicamente l’evento
  • ·         quali sono gli elementi caratterizzanti la cultura aziendale
  • ·         su quale filosofia dovrà essere basato l’evento
  • ·         perché l’evento dovrà essere tenuto
  • ·         quando dovrà essere realizzato
  • ·         dove si dovrà svolgere
  • ·         i ruoli e le responsabilità delle varie parti
  • ·         un’indicazione, anche generica, del budget a disposizione


Di solito,  questi punti sono descritti dal cliente in un documento sintetico che è chiamato “brief”, che le aziende consegnano alle agenzie in occasione del loro primo incontro. 

Negli altri casi, invece,  è l’abilità dell’event manager che, nel condurre l’incontro con il cliente, riesce ad  arrivare a definire tutte le informazioni che gli necessiteranno per studiare un efficace progetto di comunicazione.

Hai segnato tutto? Allora prendi nota e ci rivediamo prestissimo con Il primo incontro con il cliente: il brief (parte 2)

ciaooooooooooo

Il Wedding budget: questo sconosciuto.




Il Budget è probabilmente il primo e  il più importante step per organizzare il vostro matrimonio.
Analizzarlo e definirlo prima di iniziare i preparativi, è il modo migliore per non ritrovarvi in bolletta.
Tantissime future sposine vengono da me a chiedermi “come faccio a stabilire un budget se non ho la minima idea da cui cominciare?”

5 Spese che le spose dimenticano!



Il Wedding budget è certamente l’aspetto più spinoso e meno romantico dell’organizzazione del matrimonio. Bisogna fare molta attenzione alla suddivisione dei  vari costi e considerare elementi molto importanti che, purtroppo, nella maggior parte dei casi, vengono dimenticati.
1.       Cena/Pranzo per lo staff.  Avete assunto la band musicale di 6 persone oltre al fotografo con assistente, video maker, wedding planner e aiutanti vari? Bene, non solo dovrete pagare il loro cachet per il servizio ricevuto  ma anche il pranzo/cena. Di solito, ci si mette d’accordo con la location per pagare il 50% in meno su ogni singolo menu dello staff oppure si concorda un pasto ad hoc che costi molto meno rispetto quello offerto ai vostri invitati.
2.       Tasse. Rappresentano una spesa considerevole che molto spesso le coppie non considerano in anticipo. Il menu che avete scelto è comprensivo di Iva del 10%? Per gli altri servizi (fotografo, wedding planner, video maker,ecc) avete considerato il 22% da aggiungere? Guardate con molta attenzione il contratto e appuratevi che l’Iva (o la ritenuta d’acconto del 20%) sia compresa in tutte le voci.
3.       Prenotazione camere – Avete degli invitati che arrivano da lontano e necessitano di camere? Prenotatele prima possibile così da avere maggiori possibilità di trattativa e quindi di sconto ma chiedete sempre quale sia la politica di cancellazione di ogni albergo. Se bloccate 10 camere 6 mesi prima del matrimonio e ne confermate solo 5 sotto data, rischiate comunque  di pagarle tutte.
4.       Regali – Sicuramente riceverete tantissimi regali per il vostro matrimonio ma avete pensato a quelli che dovrete fare voi?  Alcuni esempi? Ai testimoni, ai genitori, agli invitati, alle damigelle. Fate una lista di probabili regali e definite un budget per ciascuno di essi  imponendovi di non sforare.
5.       Posta e Permessi. Le partecipazioni saranno consegnate direttamente da voi o andranno spedite? Stesso discorso per i ringraziamenti e le eventuali bomboniere da inviare a parenti e amici lontani. Inoltre, sapete che per avere la musica durante il matrimonio va pagata  la SIAE ? E i permessi per un matrimonio civile in una Villa comunale?
Le 5 voci del budget appena elencate possono essere  facilmente dimenticate soprattutto quando si devono sostenere costi molto alti come il catering, la Location, l’abito degli sposi.  Ma se li includete sin dall’inizio nel vostro budget, avrete sicuramente meno sorprese… spiacevoli.

4 Ottimi motivi per scegliere un matrimoni infrasettimanale



4 Ottimi motivi per scegliere un matrimonio infrasettimanle

    Circa il 99% delle coppie  vorrebbe sposarsi  il venerdì o il sabato. Nonostante ci siano molti motivi validi a giustificare questa scelta, mi sento di consigliare vivamente i futuri sposi a considerare  un matrimonio infrasettimanale per una serie di vantaggi.
Costi

Centrotavola Low-cost e Fai da te


Vi piace il riciclo e il Fai da te? Allora questo centrotavola rustico  non potrà non piacervi!
 
Per il contenitore, potete utilizzare la metà di una bottiglia di plastica coperta poi con iuta o col tessuto che preferite e poi legare tutto con un bel cordone o un nastro.

50 nuove idee per il Photobooth.


Vuoi un'idea originale e divertente per il tuo Matrimonio? Ti presento il Photobooth!

E' un modo nuovo per coinvolgere i propri ospiti con faccine e props che resteranno impresse nelle foto del tuo matrimonio.

Quanto spenderai per il tuo matrimonio?





Eccoci di nuovo qui al rientro delle vacanze... belle cariche di buoni propositi, tra cui quello di risparmiare al massimo le spese per il matrimonio.
Tranquille e rilassatevi! Ci penso io a darvi una mano con i miei "Tips & Tricks" (trucchi e suggerimenti, traduzione per coloro che parlano inglese come io parlo il milanese...) sul modo giusto di calcolare il budget.

10 Motivi per non diventare un Wedding Planner






Non c’è dubbio che il lavoro di  un wedding planner  può essere divertente e incredibilmente gratificante. Andare in giro a vedere Location  mozzafiato, programmare prove Menu, aiutare la sposa a scegliere l’abito,  progettare  allestimenti  unici, sono sicuramente attività divertenti e dinamiche.

7 Trucchi per ottenere il meglio dalla vostra Pagina Facebook





E' venerdì e molti di voi staranno già pregustando un sano e rilassato weekend al mare o in montagna e.. io cosa faccio?? Ti parlo di Facebook... 
Vedo già la tua espressione...sei sicura di sapere tutto sul Social Network più usato al mondo? Facebook non ha segreti per te? 

Social

.Due chiacchiere e via...

Featured Posts

Pages

S

p